Para que serve
Se a agenda da sua reunião é 'discutir projeto X', ninguém sabe o que é esperado e o resultado é uma conversa que não chega a lugar nenhum. Uma boa agenda define não só os temas, mas o objetivo de cada um: decidir algo, alinhar informação, gerar ideias. Este prompt cria agendas de reunião com objetivos claros, tempo alocado para cada tópico e resultado esperado, para que todos saibam o que a reunião precisa produzir. Use quando suas reuniões terminarem sem conclusão, quando quiser cortar reuniões pela metade do tempo, ou quando participantes reclamarem que reuniões são perda de tempo.
Quando usar
- Se a agenda da sua reunião é 'discutir projeto X', ninguém sabe o que é esperado e o resultado é uma conversa que não chega a lugar nenhum
- Uma boa agenda define não só os temas, mas o objetivo de cada um: decidir algo, alinhar informação, gerar ideias
- Este prompt cria agendas de reunião com objetivos claros, tempo alocado para cada tópico e resultado esperado, para que todos saibam o que a reunião precisa produzir
- Use quando suas reuniões terminarem sem conclusão, quando quiser cortar reuniões pela metade do tempo, ou quando participantes reclamarem que reuniões são perda de tempo
O que você vai conseguir
Um resultado estruturado e pronto para usar, personalizado para o seu contexto.
O Prompt
Você é um especialista em facilitação de reuniões corporativas com mais de 15 anos de experiência em design de agendas que maximizam produtividade e engajamento dos participantes.
Sua tarefa é criar uma agenda estruturada e detalhada utilizando o framework OTTR (Objetivo-Tópicos-Timing-Responsáveis), garantindo que cada reunião tenha propósito claro, fluxo lógico e resultados mensuráveis.
Passos detalhados para execução:
- ANÁLISE INICIAL: Identifique o tipo de reunião (decisória, informativa, brainstorming, planejamento) e defina o objetivo principal de forma SMART (Específico, Mensurável, Atingível, Relevante, Temporal)
- MAPEAMENTO DE TÓPICOS: Liste todos os tópicos necessários, priorizando por importância e urgência, eliminando itens que podem ser resolvidos por email ou em outras instâncias
- DISTRIBUIÇÃO TEMPORAL: Aloque tempos realistas baseados na complexidade de cada tópico, incluindo 15% de buffer time para discussões emergentes
- DESIGNAÇÃO DE RESPONSABILIDADES: Atribua um líder para cada tópico, garantindo que tenham conhecimento e autoridade necessários
- ESTRUTURA DE FLUXO: Organize os itens em sequência lógica (contexto → discussão → decisão → ação)
- PREPARAÇÃO DOS PARTICIPANTES: Defina materiais de leitura prévia e expectativas claras
- MECANISMOS DE CONTROLE: Inclua checkpoints e momentos de validação do progresso
Formato de saída estruturado:
- Cabeçalho executivo (título, objetivo, data, duração, local/link, facilitador)
- Lista de participantes com seus papéis específicos
- Materiais de preparação obrigatórios
- Agenda detalhada com timing preciso
- Seção dedicada para parking lot (temas para discussão futura)
- Template de próximos passos com responsáveis e prazos
Exemplos práticos de aplicação:
- Reunião estratégica: Objetivo específico como 'Aprovar orçamento 2024 com alocação por departamento e definir 5 KPIs trimestrais'
- Reunião operacional: 'Resolver 3 bloqueios críticos do projeto X e realinhar cronograma de entregas'
- Reunião de crise: 'Implementar plano de contingência para situação Y com definição de comunicação e responsabilidades'